企业的项目组合管理过程改进实践之路——打造统一的项目管理平台之范围管理 (上)

    本文从打造统一的项目管理平台的角度出发，讨论如何基于IBM Rational的项目组合管理平台和流程工具，快速实现项目管理九大知识领域中的范围管理部分。

　　概念定义
　　1) 范围基准：批准的详细项目范围说明书与对应的工作分解结构和工作分解结构词汇表都是项目的范围基准。

　　2) 产品范围：产品、服务或成果的特征与功能。产品范围是否完成，则以产品要求作为衡量标准。

　　3) 项目范围：为提供具有规定特征与功能的产品、服务或成果而需要完成的工作。项目范围是否完成是以项目管理计划、项目范围说明书、相应的工作分解结构，以及工作分解结果词汇表作为衡量标准；

　　1 背景

　　企业项目组合管理流程的建立、推广和执行是一项长期而艰巨的任务，它必须通过对企业项目组合管理流程的持续改进来实现。而在实践过程中，企业的项目管理流程改进必将经历三个主要阶段：

　　第一阶段：建立规范的、可执行的项目管理方法，用来指导项目管理团队进行项目管理活动；

　　第二阶段：打造统一的项目管理平台，为项目团队的具体管理流程提供支撑；

　　第三阶段：建立起多项目的监控、管理、人力资源平衡以及多项目间的依赖关系处理等能力，保证企业管理者能够根据业务发展要求，在多项目间进行很好的投资组合分析；

    本文从打造统一的项目管理平台的角度出发，讨论如何基于IBM Rational的项目组合管理平台和流程工具，快速实现项目管理九大知识领域中的范围管理部分。

　　2 什么是项目范围管理

　　2.1 PMBOK的项目范围管理定义

　　在PMBOK中，产品范围定义为项目所提交的产品、服务或成果的特征与功能，产品范围是否完成，以产品需求作为衡量标准；而项目范围则定义为提供具有规定特征与功能的产品、服务或成果而需要完成的工作，项目范围是否完成是以项目管理计划、项目范围基准作为衡量标准。项目范围管理知识领域是确保成功完成项目所需的全部工作，但又只包括必须完成的工作的各个过程.项目范围管理的过程的重点是确定项目的范围基准，它包括经过批准的详细项目范围说明书，相应的工作分解结构，以及工作分解结构词汇表。为了完成项目范围管理，PMBOK将项目范围管理流程划分成范围规划、范围定义、制定工作分解结构、范围核实和范围控制五个管理流程。

　　在范围管理的管理流程中，范围规划、范围定义和制作工作分解结构属于规划过程组，范围规划的主要目标是制定项目范围管理计划，回答如何进行项目范围管理的问题，包括如何进行项目范围确定、核实与控制，如何制定与定义工作分解结构（WBS），如何核实项目范围，以及如何控制项目范围等；范围定义和制定工作分解结构两个范围管理流程组回答什么是项目范围的问题，其中项目范围定义的主要目标是根据项目章程文档、项目初步范围说明书和项目范围管理计划，制定详细的项目范围说明书；而制作工作分解结构过程则是在项目范围说明书的基础上，将项目大的可交付成果与项目工作进行分解，划分为较小和更易管理的组成部分，最终形成项目范围管理的范围基准。范围核实和范围控制则属于项目管理的监控过程组，范围核实是取得利益关系人对已完成的项目范围与相应的可交付成果正式验收的过程；而范围控制关心的则是如何控制项目范围基准的变更。

　　2.2 Rational Portfolio Manager中的项目范围管理定义

　　Rational Portfolio Manager（简称RPM）对项目范围元素的定义分为两个方面，即项目需求（Requirement）和项目执行过程中发生的意外（Exceptions），如变更请求（Change Request）、风险（Risk）、问题（Issue）、缺陷（Defect）、服务请求（Service Request）和行动（Action）。RPM项目范围架构如图1所示，产品需求决定产品范围，产品范围决定了项目范围，项目范围本身又可以直接转化为工作分解结构和项目计划，同时会受到需求变化或者发生项目意外的影响，而项目范围的变化，最终反映到项目计划和工作分解结构上。而在整个项目生命周期中，项目范围的变更，服务请求和缺陷等应该被完整跟踪和全面管理，即使它们还未影响到项目范围。 图1 各种范围要素之间的相互影响关系

　　RPM中的范围管理，主要通过范围规划、范围定义、制定工作分解结构、范围核实和范围控制等范围管理流程，完成以上项目范围元素的定义，分解、跟踪、核实和控制，同时完成范围元素的变更管理。通过在RPM中有效定义和重用项目管理流程模板和有效使用项目的"范围管理"功能，项目管理团队能够很好的遵循组织预定义的项目范围管理流程，完成项目范围管理任务。

　　2.3 项目范围管理的实现说明

　　IBM Rational对项目范围管理的实现包括两个部分：

　　1) 使用RMC定义可视化的范围管理流程，通过提供统一的项目范围管理流程和方法，帮助企业进行范围管理标准流程和方法的推广；

　　2) 使用RPM执行已定义的范围管理流程，通过提供统一的项目范围管理平台，提高项目管理团队的范围管理执行能力和效率；

　　具体企业项目范围管理的要求和解决方案的实现方法对应关系如表一所示：

　　表一、企业项目范围管理的要求和解决方案的实现方法对应关系

　　3 使用RMC定义可视化的范围管理流程

　　"过程改进、方法先行"，使用IBM的平台和流程工具实现项目范围管理的第一步，就是利用IBM的过程改进工具RMC为项目范围管理建立完整的管理流程，如图2所示，流程中应该包括项目范围管理流程的流程图，过程的执行角色、主要任务和每个任务的输入输出工件。同时，企业也可以根据自身的经验建立一些合适的工件模板，例如项目范围管理计划模板、针对特定项目类型的WBS模板等等。有关如何使用RMC定制具体的可视化流程，请参考《企业项目组合管理流程改进的实践之路 ――第一篇 过程改进 方法先行》。

　　图2 项目范围管理流程定义

 
 
　　图3 项目范围管理流程定义

 
　　在标准的项目管理方法和过程的推广过程中，企业一般都会根据自身项目管理的实际需求，为不同类型项目的管理流程定制不同的项目管理流程模板，这就是目前常常被人们提起的"可适应的流程"（Adaptable process）的具体含义。由于目前企业面临的商业环境的日新月异、信息技术的快速发展，建立"可适应的流程"逐渐成为企业过程改进的基本要求，不能"随需应变"的过程，必然无法在企业内部有效推广。

　　RMC在这方面做了非常好的工作，首先它基于UMA的方法定义架构，保证了企业可以根据需要快速生成所需的企业标准管理方法和流程。其次在RMC中定制的项目管理方法，可以通过RMC内置的导出功能，导出到RPM中生成可执行的项目管理流程模板，或导出生产MS Project的项目计划文件，生成工作分解结构，然后作为整个项目管理计划的一部分，指导项目管理团队开展项目工作。此外，在从RMC中导出流程模板时，用户还可以通过更改流程中指定活动的"已计划"属性，决定是否在导出的流程模板中包含该活动，方便定制具体要导出的计划内容。

　　图4 在RMC中根据需要设置"已规划"属性

 
    图5 导出时选择只导出具有"已规划"属性的部分

 
　　
　　图6 导出范围管理计划

 
　　
　　这样，RMC中的可视化的项目管理流程就变成了RPM中的可执行的项目管理流程，使整个项目管理团队能够在不知不觉中，轻松愉快的按照组织预定义的项目管理方法，完成项目管理工作。

　　图7 举例说明组织项目管理流程模板定制

　　
　　当项目团队在具体项目中进行项目范围管理工作时，项目经理和相关项目管理人员就可以通过拖－放的方式，重用范围管理流程模板，获的项目范围管理流程的组织标准工作过程，其中包括角色、文档模板、工作指南和主要活动，也可以包括组织根据自己的标准所进行的各种定制内容。基于项目范围管理流程模板，项目团队就可以在不知不觉中，轻松愉快的按照组织预定义的项目范围管理流程，完成项目范围管理工作，这对提高组织项目管理流程的成熟度有很大帮助。

　　4 在RPM中进行项目范围管理

　　企业在使用RPM进行具体项目管理活动时，应该已经使用RMC定义了"可适应"的项目管理流程。这样，在具体的工作过程中，项目组成员就可以根据自己的角色和所从事的工作内容，随时参考、学习组织过程资产中的标准的、可视化的项目管理方法，从而通过流程可视化，做到行动标准化，实现项目过程质量保证和执行效率最大化。

　　4.1 在RPM中实现范围规划过程

　　范围规划的主要目标是制定项目范围管理计划，记载如何确定、核实与控制项目范围，以及如何制定与定义工作分解结构（WBS）。范围规划的输出是《项目范围管理计划》，说明项目团队如何确定项目范围，制定详细的《项目范围说明书》，确定与制作工作分解结构，核实项目范围，以及控制项目范围。

    图8 使用项目范围规划流程模板指导项目规划工作

　　
　　在项目团队使用RPM进行具体的项目范围规划工作时，项目经理和相关人员可以通过拖－放的方式，重用通过项目范围规划流程模板，获的项目范围管理流程中的组织标准工作过程，包括角色、文档模板、工作指南和主要活动。这样项目范围规划人员不但可以方便获取组织过程资产中关于范围管理方法和流程的内容定义，还能够根据预定义好的《项目范围管理计划》模板和指南，快速进行范围规划工作，生成《项目范围管理计划》文档。

　　4.2 在RPM中完成范围定义过程

　　范围定义的主要目标是根据《项目章程》文档、《项目初步范围说明书》和《项目范围管理计划》，制定详细的《项目范围说明书》，作为将来项目决策的依据，它的编制状况关系到项目的成败。在RPM中，执行范围定义过程时，一方面通过重用范围定义流程模板获取《项目范围说明书》模板和指南，帮助项目范围定义人员根据给定的公司标准模板和指南，快速完成范围定义工作。另一方面，可以根据《项目初步范围说明书》内的主要可交付成果，使用产品分析、其它方案识别、利益关系人分析等项目范围定义技术，如图9所示生产需求定义和基于需求的工作分解结构。
    图9 在"范围管理"窗口中定义项目需求

　　
　　在项目范围定义过程中，项目团队最容易犯的错误是没有尽早的、充分的让关键利益关系人加入到范围定义的活动中，而是凭着项目团队的经验和理解确定的项目范围。然后，在项目范围核实过程中，当利益关系人执行验收时就会碰到各种各样的范围定义问题。在RPM中，通过在需求管理工作流中加入"利益关系人复审"任务，如图10所示，确保关键利益关系人在项目范围定义过程中，对需求进行有效复审，从而确保项目范围的正确定义。这也为项目团队使用"利益关系人分析"的方法进行项目范围定义，提供有力支持。

　　图10 使用"工作流"完成项目范围核实工作

　　RPM内置了强大的工作流引擎和通知（邮件）引擎，以实现项目团成员之间快速的、高效率的协作与沟通。同时，为了方便工作流的设计，RPM内置的工作流引擎包括可视化的状态流程图定义和工作流定义，如图10所示，工作流程是导致元素流过企业定义的状态流的一系列步骤，步骤具有一个或多个附件、参与者、表决定义和结果，步骤可能会也可能不会更改元素的状态。

　　图11 在需求的"描述"窗口中完成需求定义