流程分析与优化重组技术

    流程分析与优化重组是将TQM理论应用到实际的一种重要工作，它是在TQM思想的指导下，对工作流程进行彻底的分析，找出已经觉察到的问题和潜在的问题，对这些问题进行分析讨论，找出解决或优化的方法并切实地实施，不断收集反馈，进行总结，提出新方案，这样循环向前，从而减少问题，优化流程，提高效率，完善质量。

    流程分析与优化重组的要求：
    1.所有相关人员的积极参与；
    2.始终抱着'客户满意'的理念；
    3.团队精神，紧密合作；
    4.有科学的步骤和方法；
    5.有良好的组织。

    流程分析与优化重组的步骤与方法：

    1．组织小组讨论，找出开发流程每个阶段存在的问题。
    •需要一个富有经验的组织者，引导大家积极发言，而又不偏离主题；
    •组织者在会前做好准备：
    1)决定将要讨论的对象。最好将每次会议的议题限制在一个较小的范围内，比如只讨论开发流程的一个阶段，而不是整个流程。这样可以集中大家的思想来深入思考。
    2)会议前要把将要讨论的议题通知大家，让大家有足够的时间来准备或做预先的思考；
    3)需要确定一个人，负责将会议上大家的提出的问题记录下来。文档工作对整个流程分析与优化重组过程都是非常重要的，一是可以做好记录，为后面的工作准备材料；二是可以整理思想；三是让大家看到讨论的结果。

    •在讨论会上：
    1)引导大家只提自己认为存在的问题，不用讨论其合理性，不用讨论原因和解决方法；
    2)互相尊重，不攻击别人，对事不对人；
    3)不打断别人的话；
    4)做好记录，将每个人所提的问题都记录下来。

    2．整理问题。
    会后，将记录下来的问题进行整理，去除重复，形成一个清晰的问题列表。

    3．将问题分类。

    第二次会议，将整理好的问题列表发给大家，共同讨论，按照矩阵法将问题按重要性、解决难易程度分类。
    矩阵法如下图所示：
    经过讨论，将所有问题按上图所示的四个象限分类。并决定首先解决哪个象限的哪个问题。

    •做好记录。

    4．寻找解决问题的方法。
    在这个步骤里，小组成员集思广益，提出解决问题的尽可能多的方案。
    可以采用的方法有：

    •鱼骨图法

    是借助图形，从六个方面来寻找问题出现的原因。这六个方面是5M1E：Management,Man,Method,Material,Machine,Environment。
    1)定义问题特性

    2)画出下列图形：

    3)画出大原因之下的小原因
    4)找出主要原因，以它为问题特性，重复上述步骤，直至原因非常明确，解决方案就可以很容易地形成。

    •5W2H法

    5W分别是：
    1)Why：为什么要做这件工作？
    2)What：内容是什么？
    3)Where：在哪儿做？
    4)When：什么时候来做？
    5)Who：由谁来做？
    2H分别是：
    1)How：怎么做？
    2)Howmuch：要花多少时间或其他资源？

    •做好记录

    5．选择最好的解决方案，指定某一个人负责实施。可以参照5W2H制定实施细则。

    6．评估实施结果，修正解决方案，重新实施.

    7．进行下一问题的解决。

    8．进行新一轮的流程分析。

    •每一步都要做好记录。文档齐全是成功实施流程分析与优化重组的重要保证。