市场财务管理制度及实务

    第一章 岗位设置与岗位职责
    一、 市场部岗位设置
    a．市场部财务设置以下岗位：市场部销售内勤一名
    b．市场部经理对市场部财务人员的任免有建议权而无决定权。
    二、 岗位职责
    市场部销售内勤岗位职责
    l 认真学习、理解公司的财务管理制度并严格依照执行。
    l 组织地区有关人员进行财务管理制度的培训和学习、规范和指导所属区域各办事处的财务行为。
    l 严格执行“收支两条线”的原则，严禁挪用货款、坐支货款的违规行为。
    l 严格出入库手续，根据《出/入库单》序时登记商品管理台帐，每日结出库存余额，每旬核对一次。
    l 严禁白条抵库（私人借货、私人借款）现象发生。
    l 审核所属区域各办事处的原始凭证及各项费用的审批并实行按需拨付的原则，编制记帐凭证，登记帐簿，在规定时间内上报财务部有关市场部销售、经营情况的报表。
    l 管好所属区域各办事处应收帐款，督促落实货款的回收。
    l 定期或不定期对所属区域各办事处的财产、物资、帐务进行审计监督。确保帐实相符、帐帐相符、帐证相符。
    l 负责对所辖市场的固定资产、低值易耗品、宣传品、促销礼品等物品的管理。
    l 对办事处物流、发票、回款及费用使用情况进行监督，确保各办事处资金、货物的安全。
    l 对所属区域各办事处人员的移交工作进行监交，参与所属区域各办事处主任或其他人员的离任审计工作。
    l 每月协同市场部经理以及所属区域各办事处制定下月财务收支计划，并对当月的计划执行情况及计划完成情况进行分析，并向公司财务部上报有关《市场经营情况的分析报告》。
    l 办理现金收支以及货物的出入库，保管好库存现金及存货。
    l 接受并配合公司财务部的审核及指导。
    l 保守公司的商业机密。
    l 积极参与市场部的其他工作与活动。

    第二章 资金管理
    1.市场部及办事处分设“现金--收入户”、“现金--费用户”两个帐户管理资金收付业务。
    1） 现金--收入户：办理销售货款存入、电汇等业务。
    2） 现金--费用户：办理市场部的日常运营所需支付的各项费用、广告费等的日常开支业务。
    2. 严格实行收支两条线的资金管理办法，市场部销售款全部电汇 总部，不得以任何理由，任何名义挪用销售收入款。
    3. 帐户的设置、使用、备案
    l 收入户（一折一卡）：以市场部财务负责人（销售内勤）名义开户，将银行卡分发至所辖区域办事处内勤用于存入每日销售货款。存折、密码均由市场部财务内勤掌握和保管。
    l 所有帐户一经设置，填制《帐户设置确认单》，上报财务部备案。发生丢失及变更时，必须及时通知财务部批准后办理。

    第三章 商品的保管
    一、 商品收进
    l 市场部申请订货量=办事处申请订货量×所属办事处个数+（审批天数+运输天数）；办事处申请订货量=办事处日平均销量×（申请审批天数+运输天数）。
    l 填制《需货申请单》上报公司销售部审批。
    l 根据公司储运部/库房传真的《发货通知单》及寄到市场的《提货单》及时办理提货。
    l 提货时，在车站工作人员在场的情况下认真核对数量、重量是否相等，外包装是否完好无损，以便办理有关索赔手续。
    l 提货归来，在《发货通知单》上签字确认后当日电传公司储运部/库房。
    二、 市场部库存商品的发出
    1. 向医院、医药公司、药店铺货时，采用“三单一条“制度，三单为：《铺货申请单》、《出库单》、《收货单》，一条为《借据》。　　　　　　　　　
    ② 送货结束后，向内勤交款或拿回《收货单》（或者是收货单位出具的有效凭据）交给内勤，换取《借款申请单》。
    ③ 到期结款时，业务员填写《借据》向内勤领取《收货单》。
    ④ 业务结束后，交款或用《收货单》换回《借据》。
    ⑤ 样表附后：
    铺 货 申 请 单

    -----------市场部 年 月 日
    品名数量批号单价金额
    目前库存剩余数量

    本次申请

    合计

    经理： 财务：
    借货人：
    出 库 单
    单位：------------ 年
    月 日 第 xxxx 号
    编号品名规格单位单价金额

    经理： 业务主管
    提货人： 制单：

    收 货 单（结款依据）
    今收到--------公司---------产品-----批号---盒，
    已全部验收入库。
    收货单位：----------------
    收货人签字：-----
    收货单位（盖章）
    年 月 日

    借 据
    今从------市场内勤----------处借到“收货单
    结款依据）”------张前往------------办理结款事宜。
    客户名称----------------------------
    产品名称----------------------------
    金 额（大写）---------------------
    结款日期：-----------------------
    借单人： 借出人： 年 月 日

    2.直销、回访发出商品时，借货人必须填制《借货申请单》，主任签字后，向库管借货；业务结束后，交回货物（未销售）或向出纳交款（实现销售），同时换取《借货申请单》；直销、回访实现销售的，需补办《出库单》。
    3.向专柜发货，采用“三单制”
    收 货 单
    出库单
    借货申请单

    ① 借货人借货时，填写《铺货申请单》，经理、内勤、业务主管、借货人签字。
    ② 内勤开出《出库单》，经理、业务主管、提货人签字。
    ③ 提货人将商品送到柜台，营业员在《收货单》上签字，提货人拿回《收货单》换取《铺货申请单》。
    三、 商品的赠送
    l 商品赠送在规定额度内的可根据批准后的方案直接入帐；若有特殊优惠政策或外联关系需赠送的，则需附有常务副总批示后的申请表连同《赠送回执单》作为原始凭证入帐。
    l 商品的赠送费用属市场经营费用，计入市场总费用中核算费销比。
    l 此费用单列科目、单独核算，本月的赠送用于下月的，需经公司销售部批示后方可核销。
    附表如下：

    赠送商品明细表
    市场部 年 月 日
    编号xxxx
    日期姓名地址电话购药
    数量购药
    金额赠药
    数量赠送
    原因受赠
    签字

    合计

    市场部经理： 经办人：
    财务内勤：
    四、 商品检验与损耗
    l 发现商品损耗，由市场部销售内勤填写《商品损耗报告》报公司财务部、市场销售部经理核实批示后方可入帐。
    l 人为造成损耗，由责任人按零售价赔偿。
    五、 商品的盘点
    l 每月至少盘点一次商品
    l 盘点时，要求市场部经理、市场部销售内勤与库管在场。
    l 每月必须对市场部库存和各办事处的库存进行抽查盘点并编制《市场部库存商品进销存月报表》，有关责任人签字后随月报传回公司

    第四章 销售款的管理
    一、 商品销售
    l 商品销售采用“收付实现制”，交款人将现金或银行汇票交于销售内勤人员，填制《交款单》或财务开具《收款收据》。
    l 市场部内勤将收到的货款及时送存银行，将收到的银行汇票当日用“特快专递”方式寄出。
    l 业务员向药店结款，货款中药店已扣税时，凭药店收款收据（收税证明），市场部销售内勤应从“现金----收入户”中支出，记入“经营费用----税费”科目。
    l 严格限制赊销铺货数量及期限，赊销期超过三个月必须向市场部申报。
    l 设立专柜、赊销点前必须取得协议由市场部经理批准后方可执行。
    l 发生销售退回，均冲减当月销售。实际退款金额与零售价的差额红冲“商品差价”。
    二、 营业外收入
    市场部营业外收入，收到的现金存入“现金----收入户”连同销售款一并汇往公司指定帐号。
    三、 回款
    l 严格执行每周回款一次的制度。
    l 无论是电汇、还是银行汇票，向公司回款后，当日填制《回款执行单》电传公司财务。
    l 每月25日为市场结帐日，市场部务必于25日将本月最后一笔货款电汇公司（遇节假日顺延）。
    l 月末，编制《市场部月度销售明细分解表》特快邮寄/电传公司财务部。
    l 公司财务部按照规定时间内的市场销售回款，作为考核市场业绩的依据
   
    第五章 费用的管理制度
    一、 借款报销管理
    （一） 业务借款----其他应收款科目
    l 市场员工因公借款，必须填制借款单，说明借款事由。
    l 经市场部内勤人员审核、经理批准后方可付款。
    l 严格执行“前帐不清，后帐不借”原则。
    l 严禁个人私借公款。
    l 员工离职、调动或请假时，如有欠款，必须要求其清理借款。
    l 员工借款日期超过3天报销时间仍不报销，必须要求其归还借款。
    l 禁止非本市场人员在本市场借款，特殊情况下需要借款，必须经总经理审批，且电传借条。
    （二） 报销
    二、 明细费用的管理
    （一） 广告费
    广告费是指与电视台、电台、报社等媒体发生的大额制作和播发费用。夹报劳务费用也在本项目核算。
    l 广告费统一由公司/市场部以银行汇票或电汇方式拨入广告发布/制作单位指定帐号。广告合同电传公司/市场销售部备案留存。
    l 市场部收到银行汇票后，交内勤保存，支付时由经办人借汇票支付，程序同借款。
    l 广告费付讫后，必须取得正规、有效的广告发票，且报销时所有广告操作人员都必须签名。对于白条，市场部内勤有权不予受理。
    l 广告费支付后需附有广告合同及广告发票方可入帐。
    l 广告费的核算采用“权责发生制”。
    l 不得故意、恶意拖欠广告费。
    （二） 进场费
    指药品进入大型商场、综合超市及其他药品连锁经营场所的专卖柜台而发生的一次性开支费用。
    l 费用的支出必须在公司销售主管部门批示的额度内。进场费必须取得对方单位开具的收款证明，于月末汇总原始票据制做凭证。
    l 上报公司财务部。
    （三） 促销宣传费
    是指市场部为了提高销售业绩、扩大产品知名度、提升品牌影响力度而举行的各类优惠、促销活动以及公益宣传活动中使用的专刊、画册、pop招贴画、宣传海报以及雨伞等小礼品等的费用开支。
    l 促销费的特点是发生频繁、金额较小。
    l 包括
    a：促销小礼品等：扇子、雨伞、画册、手提袋等
    b：专刊印刷及投递：如专刊全部用于本月发放，直接记入促销费。
    c：赠药及非卖品：为了提高销售业绩而举行的各项优惠活动（如“买十赠一”等）中对典型病例、大疗程购药以及其他为吸引患者购买等发生赠药、非卖品。
    l 药店、商场、超市收取的促销员管理费用。
    （四） 劳务费
    指包括医院销售费用、（临床观察费、统方费、药店营业员的促销提成奖励等）、非本公司/市场部人员为办理某项具体业务（如：租赁房屋而发生的看房费、宣传报纸或专刊的排版设计费、外聘培训师的讲课费）而发生的各种非招待费用支出的红包、回扣等
    l 所有项目由办事处负责人制订方案，市场部经理审批、市场部财务内勤备案。
    l 劳务费需附有计算方案及领取人签字后的劳务费发放明细表方可入帐。
    l 劳务费的发放必须由本人签字，不得代领、冒领。
    （五）专柜费
    l 是指市场部租赁医药公司、otc终端药店的柜台而发生的费用。
    l 租赁柜台必须签订租赁协议，电传总部销售部审批备案后方可支付费用，协议原件由财务内勤人员保存。
    l 采用“权责发生制”核算。
    l 专柜费的支付需附有药店的有效收款收据。
    （六）房租费
    l 是指市场部租用办公室、宿舍、库房而发生的房屋租赁费用。
    l 租房时必须签订《租赁协议》，市场部审批备案后方可支付费用，协议原件由财务内勤人员保存。
    l 采用“权责发生制”核算。
    l 房屋租赁费用的支付需附房东或中介公司的有效的收款收据。
    （七）工资提成
    l 工资每月由市场部内勤人员根据《考勤表》统一计算
    l 工资开支的范围：总部下派员工及当地聘用的正式员工，营业员工资及奖励、咨询专家工资及奖励、接线员工资及奖励（以上奖励中包括提成）、临聘人员劳务费。
    （八）货运杂费
    是指市场部发生的运输费、打包费、装卸费、特快专递费、邮寄费、托运费等。
    （九）差旅费
    差旅费是指旅途费用及各类补助，市场部差旅费用的补助可根据本市场部的实际情况执行，本制度不予以特别规定。
    l 旅途费用：飞机票、火车票、汽车票、轮船票。
    l 各类补助：住宿补助、伙食补助、交通补助。
    l 补助计算以零点为界，超过8小时（含8小时）为1天。
    l 以机票、车票、汽车票、船票为依据计算出差天数。
    l 员工报销住宿补助时，必须取得正规的住宿发票。市场部销售内勤根据发票上记载的实际住宿天数×补助标准，计算住宿补助。
    l 员工出差必须填写《出差申请单》，经本部门经理或主管、负责人签字后批准在市场部内勤人员处借款出行。
    l 出差归来，出差人员必须填写《出差工作总结》，经主管、负责人签字后，内勤方予以报销。
    l 外地出差，根据往返路线报销交通费，除以下情况：
    n 携带大量现金（10000元以上）
    n 携带货物（2件以上）
    n 公关事件招待客人
    n 初次到达目的地，路线不熟、乘坐火车、汽车、轮船等交通工具时间超过8小时的
    n 可报销火车站、汽车站、码头至办事机构的往返各一次的该地市内出租车票。并在背面备注（目的、日期、起至地点、实付金额），其他情况一律不允许乘坐出租车。
    l 差旅费报销依照“前帐不清，后帐不借”的原则，回到市场部驻地一周内及时报销冲帐，否则在次月工资中扣除。
    l 带车出差，不报销交通补助和各项违章罚款。

    附样表
    〈出差申请单〉 编号：xxxx
    姓名 部 门 出差期限
    出差事由：出差地点
    出差借款
    协同人员
    市场部经理： 部门负责人：
    出差人：
    （十）财务费用
    专指票据工本费、汇款手续费，利息收入冲减财务费用（附利息清单或存折复印件）
    （十一）外联招待费
    是指市场部以及所属区域办事处因营销交易和与政府主管部门、客户沟通而发生的餐饮、住宿、娱乐、旅游、礼品等的费用，其次本市场部举行的联欢晚会、培训会议发生的费用也记入本费用中。
    l 业务招待对象要区别等级，同时控制陪餐人数，根据所涉及的业务重要性，确定招待标准，一般的招待一次控制在200元之内；重要的招待一次控制在500元以下，批复件保留在市场部内勤作为审计依据。
    l 业务招待费报销，必须取得正式发票并在背面注明日期、招待对象、目的及效果，然后根据合法的原始凭证、经市场部负责人的批示报销，不得出现白条现象。
    l 业务招待费应按次报销，不准采取“记帐方式”，更不准予付款项。
    （十二）办公文印费
    l 为办公而购入的笔墨、纸张、直尺、市场部销售内勤凭证等。
    l 为办公而支付的文件、资料、报表等的文印费等。
    （十三）水电费
    是指水、电、暖、煤、卫生等物业管理费。
    （十四）汽车修理费
    是指市场部使用汽车而发生的过桥费、汽油费、修理费、年检费、挂牌、养路费用等各项开支。
    （十五）电话费
    l 包括办公电话、传真电话及个人手机费，禁止拨打私人电话。
    l 热线电话自主安装，其他电话可以租用。
    l 每月在电信局打印话费清单，留存备查。
    （十六）低值易耗品购置及摊销
    l 标准
    a．价值在2000以下
    b．在经营过程中实物形态不变，价值在30元以上使用年限在1年以上的物品
    l 主要包括：电视机、传真机、电话、vcd、录音机、照相机、自行车、验钞机、办公桌椅、床、电风扇、电暖气等。
    l 低值易耗品采用一次摊销法，记入费用；市场部登记《备查簿》。
    l 低值易耗品的管理：
    1）低值易耗品要设明细帐进行管理：注明购买日期、金额、数量、经办人、使用年限、存放地点和使用人等内容，落实使用人办理领用手续。物品损毁或丢失，由使用人照价赔偿。
    2）购入的低值易耗品，其保修单等有关证件交财务统一保存。
    3）购入的低值易耗品，在月末需填制《低值易耗品使用明细表》报公司财务部备案。
    4）各市场部应于每月进行一次实物盘点，并与帐簿核对，若不符应及时报回公司。
    5）员工调离需办理实物交接手续，内勤验收签字。
    6）特殊原因丢失或正常损耗，由市场部销售内勤造表，写明情况，市场部经理和实物负责人签字确认，审批后转报财务部冲帐。
    l 配置标准（一个单位的上限标准）
    电视机 500元 传真机1000元 vcd 300元
    录音机 100元 照相机 200元 自行车 100元
    计算器 30元 办公桌 100元 电 话 150元
    架子床 150元 电风扇 50元 电暖气 150元
    厨 具 200元 煤气灶 300元 凳 子 40元
    （十七）返点费、税费、药店营业员（非本公司的驻店人员）的销售提成奖励、指根据销售协议在营销交易完成后返还给销售单位的约定劳务费用。
    l 返点费必须取得对方单位财务部门开具的《收款收据》并加盖印章方视为有效票据。
    l 不同于各种形式的促销奖励、红包、回扣等。
    l 返点费用必须计算准确、完整、及时支付。
    l 销售（代理及赊销）合同由市场部内勤人员统一留存备案。
    （十八）药检费
    是指市场部进行药检所发生的分析费以及药品毁损的价值。
    （十九）其他
    l 指不能包括在以上18项费用科目中的杂费（包括福利费、罚款等）。
    l 开办费需按费用发生的明细分列到以上科目中，不再单列开办费科目。
    l 员工生日补助需附有身份证复印件方可入帐。

    附样表
    帐户设置确认单
    市场：----------- 年 月 日
    类 别开 户
    日 期户名开户银行帐号地址
    收入户银行户
    储蓄户
    费用户储蓄户

    市场部经理：
    销售内勤：