销售组织管理制度

(一)通则

    1.总则。本章程规定本公司××营业部门(以下简称部门)的机构、权限、运作及处理等等相关事项。

    2.部门的业务范围。本部门依照总公司营业部门的指示，在独立营业计划与独立核算制度的原则下，负责指导管理所辖管的营业所，并负责辖管区域内的订货契约、收款及企划开拓新客户等相关的业务运作及业务处理。

    3.部门的所在地及称呼。部门设于全国的各主要城市，在称呼时各冠上该市名称。

    4.重要事项的决定。部门的设置、改制、废止，管理区域及经理的任免，皆经由董事会决议后执行。

    5.规章的制定、修改与废止。本规章的制定、修改与废止皆经由董事会决定。施行细则则由总公司营业部长制定。

    (二)机构

    6.部门的机构。部门设经理，经理之下设业务及事务二科，管辖区域内设营业所。

    7.营业所的设置、废止。营业所的设置、废止及店长的任免，由总公司营业经理咨询董事会意见后决定。

    8.管理者。部门可依情况需要，设副理及部门顾问。另外，科设科长，如情况必要可设科顾问及股长、主任。：

    9.特别回收科的设置。部门可依情况需要，设置特别回收科。

    10.营业部的组织。营业所成员由店长、业务主任、事务主任、内勤职员、外勤职员及业务人员等成员构成，人员数目另行规定。营业所可依情况需要，设置副店长。

    11.经理的职务范围。经理所负责的职务范围如下：

    (1)企划、指示营业方法。

    (2)经常调查、听取营业情况的发展以制定营业方针。

    (3)听取部内及营业所的业务报告，并随时监督业务实况。

    (4)裁决部内的人事。

    (5)举行业务上的磋商会议。

    (6)排除业务上的困难。

    12.副理的执行职务。副理负责辅佐经理，并根据经理的指示，负责掌管业务，如经理发生事故，副理可代行其职。

表      销售员实绩综合报告表(略)

13.科长职务的代理。关于科长的职务报告，也参照前条的规定。

  14.业务科。业务科所负责执行的业务包括下列七项：

    (1)策定接受订货的计划并负责其运作。

    (2)对契约进行监督、指导。

    (3)加强、完备营业所的体制。

    (4)管理营业所的业务并负责指导。

    (5)负责指导、教育业务人员。

    (6)负责外卖人员的采用、解雇、迁升、降职及勤怠管理。

    (7)调查各营业所及外勤人员的业绩。

    15.事务科。事务科执行的业务则包括下列七项：

    (1)处理契约事务及查审契约。

    (2)制定契约费用的回收计划并负责其运作。

    (3)实施营业收支计划并负责出纳事务。

    (4)负责管理内勤人员的薪资、异动及怠勤。

    (5)处理部内的用品供应、设施修建等相关事务。

    (6)负责文书的收发管理。

    (7)处理部内的风纪、保守、对外交涉、乐捐、车辆及常务等等。

    16.特别回收科。特别回收科应负责执行的任务如下：

    (1)防止贷借延期及负责催收。

    (2)制作有关回收法律手续及有关的报告。

    (三)权限

    17.管理阶层的权限。经理、副理、科长、营业店长的权限须依本节的规定行使。

    18.对权限的质疑。如对部内的权限有所质疑时，须向经理请示，经理则向总公司营业副经理请示后才能做出决定。

    19.经理的更迭。经理在接受总公司营业部经理的指示后，统筹管理所属的业务并负其责。当经理发生更替之时，经理须等事务交接完毕，方可卸责。

表     销售款状况日报(略)

    20.经理的职责。经理的职务责任包括下列四项：

    (1)直接监督科长及营业所店长。

    (2)负责企划所属业务的运作。

    (3)迅速、有效地处理业务。

    (4)适当管理所属人员的勤务。

    2l.经理的自决及请示事项。经理可自行决定及必须经由请示的事项包括下列各项：

    (1)营业方面。

    ①自行决定事项：

    a.指示科长及营业所店长处理部门的业务运作和管理；

    b.决定外部销售人员的任用、异动、解雇；

    c.负责支付外勤人员的薪资；

    e.负责缔结团体契约与约定；

    f.缔结另有规定范围内的契约。

    ②请示事项

    a.外勤人员的任用、迁升、解雇及职员的特别任用；

    b.营业所的设置、废除及店长的任免。

    (2)经营管理方面。

    ①自行决定事项

    a.另有指示的费用或限度以内的支出；

    b.监查部门的收支、营业所的业务及会计业务。

    ②请示事项

a.指示以外的费用的支出、许可费用但超出限度额的支出；-

    b.公司房地产及不动产的买卖、贷借。×万元以内的紧急维修契约不在此限之内；

    c.设定未经公司指示的交易银行；

    d.以部门名义乐捐及支出协会费用等。

    (3)人事方面。

    ①自行决定事项

    裁决所属人员五日以内的休假、出差、早退、加班、假日出勤等事

项。但，科长及营业所店长的管辖外出差则须请示总公司。

    ②请示事项

    a.内勤职员的任用、解职、异动、部内的内勤与外勤的相互异动；

    b.经理本人的休假及出差；

    c.所属人员的赏罚除有另文规定之外，应请示总公司裁决。：

    (4)总务方面。

    ①请示事项：

    a.诉讼，强制执行及与此相对等的法律手续；

    b.提交公家机关的申报、申请书的制作及提出；

    c.事务账单、传票的企划与制作；

    d.内部回文的制作、公布。

    22.负责监督部下的不正行为。副理、科长及营业所科长具有负责监督部下不正当行为的责任。当所属职员因故意或重大过失而致使公司蒙受损失时，副理等应负监督上的责任。

表    销售业务状况报告书(略)

  23.副理的权限。副理负责辅佐经理，且在经理的权限内，副理可经由经理的指示而具有其权限。另外，副理在经理发生意外事故之际，应负责代行其职务。在代理其间，副理的权限不得超越经理之权，同时，业务行使后须迅速取得经理的认可或请示总公司意见。

    24.科长的职务。科长接受经理及副经理的指示，负责指挥管理所属人员，执行所属的事务。

    25.科长的权限。科长于第二十一条所规定的经理权限内，执行经理所指示的业务。

    26.科长的责任。科长对于所属部下的不正当行为，应负有监督上的责任。如经请示上司或总公司批示确实属于不正当时，则本人也应对此批示负起责任。

    27.营业所店长的职务。营业所店长接受经理的指示，负责指挥、监督所属人员，并执行管辖区域内的业务。

    28.营业部长的责任。营业部长对于所属人员的不正当行为，应负监督上的责任。但若上级认为这不属于管理上的缺失，则本人可免其责。  29.营业所店长的处罚权限。营业所店长对于所属人员违反公司规章

或不遵从上司指示行事时，可取得经理认可并请示总公司，采取处罚或其他处理方式。

     30.营业所店长的权限。关于营业所店长的权限，则比照第二十四条至第二十六条的规定行使。

    (四)营运

    3l.业务经营。部门的业务经营必须按公司的规定，回文呈报总公司××营业部及相关部门的指示为执行依据。如有违反，可依情况处以罚则。

    32.重要事项的企划、经营、联络。内部的重要企划、经营及相互之间的联络，以通过营业所店长会议为进行原则。

    强总公司的指示。内部的重要计划、命令及其修正、废止，概由总公司营业部以文书方式传达。

    34.报告。部门须令所辖管的营业所，提出下列事项的报告，并做好综合统计后，再报告给总公司营业部。

    (1)每日的营业成绩。

    (2)每日的收支。

    (3)每日的活动及怠勤状况。

     35.管辖区域内的调整。部门须迅速、确实地收集掌握管辖区域内业务的相关事项，并依下列三项适当地谋划、实施业务上的对策。

    (1)收集、调查与业务有关的产业、经济、财政、社会、政治、企业经营等情报与资料。

    (2)调查、发掘潜力客户与市场，并依照管辖区域内的事业、职业别，进行行情调查与预测。

    (3)针对营业实绩做分析性、综合性的研究，以企划对策。为此，每月应举行一次外部销售主任的研究会。

    36.营业计划。营业计划应以景气的预测做为资料，并依下列方式进行调查、企划。

    (1)迅速、确实地收集一般社会经济情势的情报与资料，借此掌握实际状况。

    (2)依照营业所(地区别)，调查其实绩与能力。

    (3)利用宣传印制物、应对对话法及其他外交技法来开拓新客户、契约或企划回收的方法。

    (4)对于实施营业计划的人员配置、实施时间、手段、对象等应先做好企划。

    37.勤务管理。外部销售人员与内勤人员的勤务管理，应以各人的勤务态度及执行业务的意愿为着手评价：

    (1)正确记录个人的怠勤状况。

    (2)上、下班时间须确实。

    (3)彻底实行赏罚制度。

    (4)统计个人的业绩。

    38．文书制度。有关文书的制作、收付、搬运、整理及保存，须依照下列所规定的制度彻底执行。

    (1)实施信差制度。

    (2)资料的统一分类。

    (3)收付时须清楚记录。

    (4)实施文书处理制。

    39．收支、营业成绩。部门的收支，营业成绩应依据预算制来记账、计算，并将每月结果公布给各营业所及部内各科长以求良好的处理方式。

    40.区域内的宣传工作。部门可向总公司请款实施区域内的广告宣传，且必要时可具体提出自己的意见。

表      接待客户申请及报告书(略)

    (五)营业所的管理

     4l.营业所的事务与强化。部门应依据下列5项规定来完备、强化营业所的体制，并设法促进其营业、朝合理化方向进展。

    (1)对营业所的营业计划及经营必须加以监察、指导。

    (2)对于营业所及所属人员的活动效率、营业实绩须做调查分析与监督。

    (3)对于营业所及所属人员的勤怠状况、技能熟练度须加以考察并做调整。

    (4)对于营业所的设备及人员的配置是否得宜应作调查并做调整。

    (5)如发现营业所有营业成绩停滞不前或减退的迹象，应针对其原因加以检查，并设法找出解决对策。

    42.外部销售员的指导。对于外部销售人员的勤务及技术指导，应依据下列方式加以提高、强化。

    (1)分发有实效的教材。

    (2)举行讲习、演讲。

表       投诉处理报告表(略)

(3)举行实际的技术训练。

    (4)实施、指导作业方法。

    (5)举行实务恳谈会。

    部门须随时将每个人的业务实绩记录下来，借此监督其执勤情况与观察技能提高的程度，并考察其技能的提高状况。

    43.业务监察。契约、货款回收及整理等相关业务的监察，是否以正确、适时及诚实为目的，所以可依据下列方式来执行：

    (1)听取各所每人的业务处理状况报告，并加以观察证实。

    (2)照会契约缔结者.

    (3)对照、查核相关资料及记录。

    44.业务管理。营业所实施业绩管理的目的在于测定营业所及所属人员的实绩、效率，其规定如下：

    (1)监督各营业所的契约目标达成率及其事由。

    (2)对各营业所及各营业员的货款回收率、失效、解约率等加以统

    (3)对各营业所的经费预算及实际额做逐一比较与对照。

    45.事务处理。营业所的事务处理管理目的在于迅速、确实地处理内勤事务以提高效率，其规定如下：

    (1)比较各营业所的处理件数及每个人的处理效率。

    (2)实地调查营业所的事务处理方法。

    (3)调查各营业所的事故发生件数并究明其原因。