专业行政文秘（助理）工作技能及舆情管理

专业行政文秘（助理）工作技能及舆情管理
 课程描述
数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。
学员获益
1.了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。
2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理。
3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。
4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。
授课方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练
课程时间：2天；12小时
授课对象：1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士
 
课程大纲
一、专业秘书/助理的角色认知
1.专业秘书/助理的定义与职业价值
行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
企业需要什么样的行政人员
2.认清秘书/助理的十四项职责
3.专业秘书/助理必备的技能与素质
4.准确自我定位
初级：事务性文员
中级：事务性文员＋协助管理
高级：独立管理＋事务处理
5.专业秘书/助理的工作法则
摆正位置
积极主动
细心准确
严守机密
诚恳有礼
 
二、如何提升文秘工作效率
1.高效率的文档管理技巧
文档管理的方法、原则及流程
高效名片管理-大大提升老板业务能力
如何运用信息科技进行客户关系管理
高效助理秘书必备之文书管理技巧
如何成为全方位信息整合工作者
2.如何为上司与自己管理时间
80/20原理的应用
优先级的排定
避免秘书人员的时间管理陷阱
如何优化上司的时间安排
3.会议管理技巧
会议( 活动) 的种类
会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理
会议记录训练
4.上司出差行程管理技巧
行前安排
为上司搜集资料
制定完备行程表
 
三、专业秘书/助理人际沟通技巧
1.成功沟通的秘诀
沟通的定义
沟通的双向性
保证沟通成功的三原则
2.有效职场沟通技巧
人际风格的类型：DISC工具导入
如何与上司沟通
如何与同事沟通
如何与客户沟通
3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招
积极倾听
同理心
正向引导法
赞美法
 
四、专业秘书/助理的形象塑造
1.女性行政人员的着装要求
职业装的选择
鞋、袜、包的搭配
巧用首饰、丝巾及其它配饰
2.男性行政人员的着装要求       
公务西装的选择
穿西装的十大误区
衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
3．专业秘书/助理的场合着装
正式严肃的会议场合
商务休闲的办公场合
优雅从容的社交场合
4.合宜的仪表修饰
化妆、修面、发型
5.专业的仪态
站、坐、走、蹲、手势、微笑
 
五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
1.商务用语礼仪
交谈礼仪
接打电话礼仪与技巧
电子礼仪：电子邮件、手机、传真等
2.商务往来礼仪
专业的接待态度
招呼技巧
介绍时的原则
握手技巧
交换名片
行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
不同的送客方式
拜访的宜与不宜
馈赠礼仪
3.商务餐饮礼仪
中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐
六、危机管理和舆情应对
1.  危机涵义及中国式解读
2.    危机公关原则
1)     战略先行原则
2)     预防第一原则
3)     制度保障原则
4)     全局利益原则
5)     勇于担责原则
6)     积极主动原则
3.  企业各发展阶段可能出现的危机
1)     创业期
2)     成长期
3)     成熟期
4． 危机处理及危机事件时的媒体应对
1)     应对原则
2)     防范机制
3)     工作流程
4)     危机处理十八式
5.     危机公关处理的标准流程
6.     新媒体时代下的网络舆情管理的具体做法
 
七、结束语
1.分享与回顾
2.行动计划