高级文秘、行政助理综合技能实战培训

第一部分  职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇  初级秘书/助理：事务性文员
◇  中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理
◇  高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
——视频：为什么不提拔我？
——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇  如何提升秘书/助理人员的素质
◇  优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划
   1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划？
◇  分析自我，确立人生的方向
◇  准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力
——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇  运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范
 1、塑造良好的个人职场形象
        ◇  着装的TOP原则
        ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区
        ◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
          ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
2、基本商务礼仪
        ◇  办公室礼仪
        ◇  接待礼仪
        ◇  电话礼仪与应对技巧
          ——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理
       ◇  5S的概念
       ◇  推行5S的重要性
◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
       ◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分  工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
◇  时间管理的误区
       ◇  时间管理的原则
           √目标管理与80/20法则
           √缓急轻重的优先管理
           √个人时间与领导工作时间计划与安排
       ◇  时间管理小窍门
       ◇  办公室接待与电话处理
       ◇ 上级的时间管理与安排
       ◇  自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。
每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理
◇  成功组织会议的技巧
        ◇  组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
       ◇  会议座次安排的学问
           ——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
        →  案例：如何应对会议中的“漏洞”？ 
三、信息、文档管理与运用
 1、信息收集
◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇  收集信息工作的三个诀窍
◇  信息的查实及传递
◇  信息的储存与保密
2、文档管理
◇  文档分类及储存的工作规范
◇  文档查阅及分装的工作规范
   ◇  文档销毁及保密的工作规范
——案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇  通用公文：
→ 报告
                → 请示
                → 批复
                → 函
                → 决定
                → 公告
                → 通告
◇ 事务公文： 
→ 工作计划
                → 工作总结
                → 会议纪要
◇ 礼仪文书：  
     → 请柬
                → 介绍信
→ 推荐信
——案例分享：请示/报告混为一体
撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分  统筹管理篇
一、 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
   ◇  学会聆听：不轻易打断对方的话
◇  怎样反问：了解对方的需求
◇  如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
◇  表明立场：拒绝的艺术
◇  提出解决方案：提出2-3个解决方案
——案例：如果是你该怎么说？
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
◇  信息发送、接收、反馈
◇  有效发送的技巧
 ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
   ◇  与上级沟通的原则
◇  与各种性格的领导打交道技巧
◇  跨部门的沟通技巧
——游戏：究竟是谁的错？

二、行政管理人员办公室事务管理 
◇  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
◇  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑） 
◇  员工安全和保密工作 
◇  公共关系管理
全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
           ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？ 

三、事物性项目性工作的组织管理
◇  事务工作有哪些
   ◇  学会列事务清单
◇  用项目计划管理工作
——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享：我学到了什么？

深圳人资协会、地产协会、企业家协会特约企业培训专家、深圳工会大学优秀班组长课程特聘讲师、广东深圳职业训练学院特约讲师、深圳众人行管理培训签约讲师；广州亚运会特约礼仪培训讲师；8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业管理经验。在10年企业高管岗位中，分别担任人力资源总监、行政人资副总兼企业客户服务中心主任、物业公司总经理、制造企业副总经理等职务，擅长企业团队建设、员工激励、人力资源管理体系中的绩效体系及薪酬体系、企业培训体系、客服人员的培训师队伍建设，根据多年的授课经验，通过对企业员工及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关，由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，在课堂上将管理理念与实践操作紧密结合，激情、极强的感染力，现场驾驭能力非常强，赢得学员们的认可。